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Tips zur Handelskorrespondenz

60 Tips für einen rationellen und modernen Briefstil (BRD)

Die folgenden Hinweise gelten uneingeschränkt nur für Deutschland und geben die Norm so wieder, wie sie sich in der Wirtschaft etabliert hat. Die Verwaltung, aber auch Individuen (Altersfrage) sind manchmal konservativer. Sie sollten jedenfalls nicht imitiert werden, schließlich passt es gut zu Studenten, einen "jungen", dabei aber vollkommen korrekten und etablierten Briefstil zu haben.

In Österreich und vielleicht auch der Schweiz ist man in der Briefgestaltung insgesamt (aus bundesdeutscher Sicht) "altmodischer". Zu beachten sind außerdem - bei der Umschlaggestaltung - die im Absenderland üblichen Konventionen.

Neue Postleitzahlen

  • Seit 1993 werden fünfstellige Postleitzahlen verwendet
  • größere Städte (ca. 900) haben mehrere Postleitzahlen, je nach Straße/Bezirk
  • Zustellbezirke hinter dem Ort - z.B. "München 12" - entfallen deshalb
  • auf unterschiedliche Postleitzahlen achten: Postfachadresse für Briefe, Hausadresse für Pakete, Päckchen
  • knapp 1000 Großkunden haben eine eigene Postleitzahl, die ohne weitere Angabe eines Postfachs oder einer Straße als Anschrift ausreicht

Anschrift und Absender


Weitere Infos: http://www.postag.de/index.html?inhalt=postag/service/index.html
  • Firma weglassen, wenn aus dem Firmennamen klar hervorgeht, dass es sich nicht um eine Person handelt
  • die Reihenfolge Name/Firma bedeutet: persönlicher Brief (bleibt u.U. ungeöffnet, wenn Adressat in Urlaub ist oder die Firma verlassen hat)
  • die Reihenfolge Firma/Name bedeutet: Brief kann von Poststelle, Sekretärin, Kollegen geöffnet werden
  • "z.H." wird nicht mehr verwendet
  • Vornamen, wenn bekannt, ausschreiben
  • in der Anschrift immer Titel ("Prof.", "Dr.", Dipl.-Ing.") verwenden
  • auf den Namen kann - ab Abteilungsleiter - eine Funktionsbezeichnung folgen ("Geschäftsführer der Auer AG", "Präsidentin des …")
  • Der Platz in Sichtkuverts und auf Adressetiketten ist begrenzt (maximal 6 Zeilen). Deswegen ggf. nicht zwingend notwendige Angaben wie Stock, Gebäudekomplex, Funktionsbezeichnungen etc. weglassen
  • Postleitzahl und Ort durch Leerzeile oder zusätzliche halbe Zeile absetzen
  • am schnellsten ist: Standardbriefe immer an die Postfachadresse, Pakete und Päckchen immer an die Hausadresse.
  • Die Post rät bei Auslandssendungen neuerdings von Länderkürzeln vor der Postleitzahl (D-, CH-, A- ...) ab. Bestimmungsland UND Ortsangabe sind nun in Großbuchstaben zu schreiben. Die Leerzeile zwischen Ort und Straße entfällt.
  • Orts-, Straßennamen und Hausnummern immer in der im Empfängerland üblichen Form schreiben
  • Absender ist entweder auf Umschlag vorgedruckt oder wird in Kurzform in einer Zeile, in 8er Schrift und unterstrichen über die Anschrift gesetzt, Beispiel:
    IIK Düsseldorf, Universitätsstr. 1, 40225 Düsseldorf
    Herrn Peter Mustermann
    Muster AG
    Musterstraße 1

    99999 Musterstadt

typographische Gestaltung

  • in der Regel einzeilig schreiben, zusätzlich ½ Zeile Abstand zwischen 2 Absätzen (Textverarbeitung), sonst zusätzliche Leerzeile
  • Leerzeile zwischen Betreff und Anrede
  • bei kurzen Briefen 1½-zeilig schreiben
  • Plazierung der Anschrift auf dem DIN A4-Blatt genau beachten (Fensterumschläge!)
  • wichtige Zahlen und Fakten einrücken
  • spätestens alle 5 Zeilen Absätze machen

Formelhaftes

  • das Wort "Betr.:" in der Betreffzeile weglassen
  • in der Anrede akademische Titel wie "Prof.", "Dr." - insbesondere in der Wirtschaft - in der Regel noch verwenden; zumindest im deutschen Hochschulbereich ist dies aber zunehmend veraltet
  • die Standardanrede ist "Sehr geehrte/r Herr/Frau + Name oder "Sehr geehrte Damen und Herren" (anonym), die Standardabschlussformel lautet: "Mit freundlichen Grüßen"
  • "Fräulein" nicht mehr verwenden - auch nicht für sehr junge, unverheiratete Frauen -, es sei denn die Betreffende tut dies selber oder wünscht diese Anrede ausdrücklich
  • Zahl der Anlagen nach der Unterschrift vermerken
  • nach der Anrede ein Komma machen, klein weiterschreiben
  • altmodisch oder bürokratisch wirken: "Betr.:", Ausrufezeichen in der Anrede, Grußfomeln wie "Hochachtungsvoll" und Schlussformeln wie "In Erwartung einer baldigen Antwort verbleiben wir"
  • unter die handschriftliche Unterschrift unbedingt maschinenschriftlich Vornamen (wichtig, damit man weiß, ob man "Sehr geehrte Frau" oder "Sehr geehrter Herr" antworten soll) und Namen sowie evtl. auch Funktion und Titel in Klammern setzen (erst recht in der internationalen Kommunikation!)
  • bei der Unterschrift evtl. hinzusetzen: "i.V." (= in Vertretung), "i.A." (= im Auftrag) oder "gez." + Name (maschinenschriftlich) + evtl. "nach Diktat verreist" in Klammern
  • inhaltlich aussagekräftiger Betreff (z.B. Auftrags-, Vertragsnummer, Datum des vorangegangenen Schreibens + inhaltliches Stichwort)
  • an das Postskriptum (PS:) für wichtige oder heikle Angelegenheiten denken

Sprachliche Gestaltung und Stil

  • Alle Satzzeichen nutzen incl. Doppelpunkt (:), und Gedankenstrich (-)
  • kurze Sätze, im Durchschnitt 10-15 Wörter
  • besser Sie-Stil als Wir-Stil, Verbal- statt Nominalstil
  • Höflichkeit ohne Floskeln
  • positiv und persönlich formulieren
  • keine unnötigen Wiederholungen, Phrasen und umständlichen Formulierungen
  • sparsam mit Konjunktiv, Nebensätzen, Passivformen und Modalverben sein
  • wichtigste Informationen an den Satzanfang
  • nicht marktschreierisch sein: Übertreibungen und Superlative vermeiden

Psychologisches

  • sich immer in die Person des Empfängers versetzen
  • DIN-Briefnormen respektieren, sich aber auch darüber hinwegsetzen können (bei persönlicheren Briefen)
  • Nicht förmlicher sein als der vorangegangene Brief (z.B. Anrede "Liebe/r")
  • Briefe der Art des Kontakts bzw. seiner Entwicklung anpassen
  • Brief persönlicher machen (Anrede, Grußformel, Inhalt), falls direkter Kontakt zur angeschriebenen Person besteht
  • ruhig eine landestypische Note hereinbringen (vor allem bei gutem Kontakt)
  • bei der "Auflockerung" des schriftlichen Kontaktes ruhig den ersten Schritt tun (die Initiative hierfür liegt in der Regel bei demjenigen, der antwortet)
  • beachten, dass die Normen für die Handelskorrespondenz in DaF-Lehrwerken immer tendenziell altmodisch sind
  • den Studenten deshalb unbedingt diejenigen Normen beibringen, die "im Trend" liegen. Sonst ist ihr Briefstil 10 Jahre nach Abschluss der Universität völlig antiquiert

Faxe mit und ohne Faxen

  • ein Fax ist weniger vertraulich und unsicherer als ein Brief
  • auch Alternativen zum Fax nicht vergessen (E-Mail, Kurzmitteilung, Karte, Pendelbrief, Telefon, normaler Brief)
  • Besonderheiten der Faxgestaltung beachten (Fax-Nummer, Seitenanzahl)
  • bei mehreren Seiten eigenes Fax-Deckblatt machen
  • Fax-Deckblatt evtl. graphisch gestalten
  • Handelskorrespondenz (Matthias Jung, Institut für internationale Kommunikation Düsseldorf)

    E-Mail-Geschäftskorrespondenz
    Detaillierte Tipps finden Sie im Infobrief Wirtschaftsdeutsch ab Nr. 6-1999 in unserer Reihe "Geschäftliche E-Mail-Korrespondenz":
    http://www.wirtschaftsdeutsch.de/infodienst/